Les idées reçues qui nous empêchent de déléguer !

C’est une évidence , déléguer permet de gagner un temps fou. Si nous le comprenons facilement, il est pourtant courant de préférer faire… à faire faire. Pourtant, peu importe ton statut, tu as forcément des tâches à déléguer.

Quelles sont les raisons qui nous empêchent de déléguer ?

Nous allons commencer par voir ensemble les quatre freins les plus courants à la délégation. Ensuite, nous verrons comment nous pouvons les dépasser.

Première raison : La confiance

Aaah oui, celle-ci à la peau dure, c’est LA raison qui arrive en tête de liste. Il faut dire que pour pouvoir déléguer correctement, il faut avoir confiance en la personne à qui tu vas transmettre tes missions, avoir confiance en ses capacités et ses aptitudes.

Mais ça, c’est comme dans toutes relations , la confiance se gagne avec du temps, de la bonne énergie, ainsi qu’une bonne méthode de délégation.

Deuxième raison : Si c’est moi qui fais, c’est mieux fait

En soi, ce n’est pas complètement faux, il y a même un proverbe qui dit ceci “ On n’est jamais si bien servi que par soi-même “. Quoi de plus normal lorsque tu maîtrises parfaitement un sujet et que tu excelles dans sa réalisation.

Mais en raisonnant de cette façon, tu te limites dans le développement de ton activité et dans les nombreuses autres actions que tu pourrais effectuer si tu avais quelqu’un sur qui t’appuyer. Et même si tu es le(la) grand(e) champion(ne) dans ton domaine, en déléguant tu risquerais d’être surpris par un résultat qui dépasse tes espérances.

Troisième raison : La délégation, ça prend du temps

Si tu veux que la délégation se passe bien (voir qu’elle dépasse tes attentes), il va bien évidemment falloir piloter son déroulement. Tu ne peux pas te contenter de dire “je te confie cette mission, on se retrouve la semaine prochaine, salut”, non ce ne sera pas suffisant pour que la délégation aboutisse en temps et en qualité.

Il sera donc nécessaire de donner de ton temps pour procéder aux ajustements et mesures de soutien qui s’imposent. Préparer la délégation, confier la délégation, piloter la délégation, oui, ça prend du temps au démarrage mais c’est un levier essentiel d’efficacité et de gain de temps futur.

Quatrième raison : Je ne sais pas comment trouver une personne à qui déléguer

Si déléguer te permet de réduire ta charge de travail, de diversifier tes activités, de gagner en productivité et en confort de vie, alors vas-y, délègue. Là peut-être me diras-tu “Oui mais je ne sais pas comment trouver quelqu’un à qui déléguer ..”

Voici trois petits conseils pour t’aider à trouver la bonne personne à qui tu pourrais confier la délégation de tes missions :

• Détermine en premier lieu les missions que tu souhaites confier. ( Classification de documents, gestion des emails, création d’un site internet, saisie de données,..)

• Réfléchis aux compétences et aux qualités requises pour mener à bien ces missions :

  – Quelles capacités d’analyse sont nécessaires pour ce travail  (par exemple la planification ou le sens créatif) ?

  – Quelles activités doivent être accomplies et quel équipement est nécessaire (archiver, utiliser un traitement de texte, organiser, former, développer…) ?

  – Quelles compétences relationnelles sont indispensables ( s’entretenir avec les fournisseurs, négocier des ressources, consulter des experts…) ?

• Enfin, identifie la personne idéale qui répondra à tes attentes en disposant des compétences et des connaissances requises pour réaliser les missions que tu souhaites déléguer.

Cette liste de freins à la délégation est assez classique, ce sont des arguments que l’on retrouve très couramment. Pour y remédier, il te faut regarder cette liste comme une série d’obstacles à contourner. La délégation présente de nombreux avantages. Si tu n’es pas convaincu par la nécessité de déléguer une mission, demande toi s’il est plus efficace de faire ou de confier cette tâche à quelqu’un de compétent.

Et maintenant, voyons comment lever les freins à la délégation !

Comment réussir à déléguer ?

Première action : Arrêter d’avoir peur

Le passage du cap de la délégation peut te paraître comme un saut dans le vide. Pour remédier à tes inquiétudes, appuie toi sur tes besoins. Ils guident ta motivation et te poussent à agir ! Si les bonnes pratiques de la délégation restent sensiblement les mêmes pour tout le monde, tu peux nuancer tout ça pour prendre du plaisir dans la délégation.

Deuxième action : Adapte tes process à ton besoin de solitude 

Peut-être es-tu plutôt du genre “loup solitaire” au travail, et il n’y a pas de mal à ça. Pour conserver ton côté solitaire, prévois des entretiens de suivi, de courte durée. En amont de ces entretiens, sois très claire sur ce que ton prestataire doit préparer, pour gagner du temps lors des échanges. Tu peux même dans bien des cas, organiser la validation des tâches par mail, ou via un logiciel type Notion, Trello ou Click Up, pour les consulter en toute autonomie.

Troixième action : Reste ouvert aux opinions des autres

Nous sommes tous un peu comme ça, nous avons besoin de se sentir écouté, de savoir que nos opinions sont prises en compte et respectées. Pour que tout se passe bien avec ton prestataire, pas besoin d’être toujours de son avis, mais il faut accorder de l’importance à ses opinions. Pour avoir une bonne relation, instaure quelques règles :

• Toujours tenir compte des opinions de chacun.

• Si vous êtes en désaccord, dites-le de façon constructive et respectueuse.

• Chacun doit pouvoir s’exprimer librement.

• Personne ne coupe la parole.

Quatrième action : Participe à la montée en compétences de ton prestataire

Pose d’emblée lors de l’entretien les règles de fonctionnement : « Je te donnerai des feedbacks, je te dirai ce qui est bien et aussi ce qui est à améliorer ou à changer. Je te signalerai les erreurs pour que tu puisses à terme maîtriser cette nouvelle compétence. Est-ce que cela te convient ? » Il est plus que probable que la réponse soit un oui. Qui refuserait un processus destiné à le faire progresser ?

Pour résumer, plus tu prendras plaisir à déléguer, plus tu le feras avec bonheur et pertinence. Et plus tu délègueras, plus tu pourras accomplir des missions qui mèneront au développement de ton activité. En complément, je t’invite à lire mon article : « Les 5 valeurs fondamentales de la collaboration d’équipe. » 

Alors, dis-moi en commentaire, es-tu prêt(e) à lever les freins qui t’empêchent de déléguer ?

Si tu souhaites recruter une assistante virtuelle dans ton équipe, je t’invite à lire mon article : « Comment déléguer à ton assistante virtuelle ? » et à télécharger mon PDF : « 65 idées de tâches à déléguer à un collaborateur virtuel » . Tu peux aussi me confier le recrutement en déposant une demande, par ici.