Comment déléguer à ton assistante virtuelle ?

Tu dois certainement te poser beaucoup de questions concernant la délégation :

• Comment déléguer efficacement ?

• C’est quoi les étapes de la délégation ?

• Quelles tâches je peux déléguer à mon assistante virtuelle ?

Ne t’inquiète pas c’est normal, déléguer une partie de ton business est une décision qui peut tout changer. Avant d’entamer le vif du sujet, peut-être devrions-nous voir quelles sont les raisons qui pourraient t’amener à déléguer.

Pourquoi faire appel à une Assistante Virtuelle ?

Que ce soit dans tes tâches quotidiennes, dans tes actions marketing ou dans la gestion de tes tâches administratives, une Assistante Virtuelle va te faire gagner énormément de temps. Elle va t’aider à devenir plus efficace et à développer ton business de façon exponentielle.

Outre le fait que les missions qu’une AV peut réaliser soient très variables, il y a des avantages à déléguer qu’on peut lister en quatre points.

Déléguer pour soulager ton budget

L’Assistante Virtuelle est une personne freelance qui possède donc sa propre structure juridique, son propre matériel et son propre bureau. De ce fait, tu réaliseras des économies sur :

• Tes charges patronales, en t’épargnant le coût d’une embauche ;

• Tes locaux, car il ne sera pas nécessaire d’aménager un espace de travail ;

• Et tes investissements, puisqu’elle possèdera déjà tout ce dont elle pourrait avoir besoin.

Déléguer pour gagner du temps

Une fois la personne intégrée et formée,  il te suffit d’un appel, d’un mail ou un message Whatsapp (Slack) pour transmettre toutes tes directives sur les tâches à effectuer.

Toutes les tâches que ton assistante va réaliser pour toi seront du temps supplémentaire pour ta famille et prendre soin de toi.

Déléguer pour gagner en productivité

En te libérant de toutes les tâches chronophages et sans valeur ajoutée au sein de ton business, tu auras plus de temps à consacrer dans le développement de ton entreprise. Trouver des nouveaux prospects, conquérir de nouveaux marchés ou créer une nouvelle offre seront plus facile pour toi.

Déléguer pour collaborer en toute confiance

Si une situation te pose problème, une assistante virtuelle t’apportera son expertise de façon objective ainsi que des informations et des conseils.

Il faut aussi savoir que comme tout indépendant, pour trouver des clients l’Assistante Virtuelle doit faire marcher son réseau. Celui de son passé professionnel, celui des collègues qu’elle a rencontré au cours de son activité, auquel s’ajoutent les clients pour lesquels elle travaille ou a travaillé. Elle pourra ainsi t’aider à trouver les réponses que tu cherches. Quel avantage, n’est-ce pas ?

De plus, au même titre qu’une employée, une Assistante Virtuelle s’engage à ne pas divulguer d’informations sur tes affaires, ton activité, tes clients et/ou collaborateurs.

Ainsi, tu auras une collaboration et relation professionnelle qui sera construite sur des bases seines, fiables et sérieuses dès le départ.

Bon, en admettant que tu sois convaincu et que tu décides de collaborer avec une Assistante Virtuelle, à un moment ou à un autre viendra forcément la question de comment je délègue.

Comment déléguer à ton Assistante Virtuelle ?

Non, ce n’est pas évident pour tout le monde de déléguer, tu n’es pas seul(e) à te poser la question. Mais pas d’inquiétude, c’est comme le reste : ça s’apprend !

Voyons quelles sont les étapes à suivre pour bien déléguer à ton Assistante Virtuelle.

Intégrer son assistante virtuelle comme il se doit

Oui cela peu paraître futile, cependant c’est primordial pour démarrer une bonne collaboration. Alors n’hésite pas, exprime-lui ton engouement et fais-lui savoir que tu la considères comme un membre de l’équipe à part entière dès le premier jour.

Cela peut passer par un email, un skype (ou Zoom ou Google Hangout) de bienvenue.

Une présentation aux autres membres de l’équipe est une action super intéressante pour la cohésion du groupe ou pour un travail d’équipe facilité, ne néglige pas cette étape.

Dédier un dossier à son assistante virtuelle

Crée un dossier Dropbox ou Drive, peu importe (selon ton process en interne) qui lui sera dédié et où tu glisseras tes vidéos de procédures, tes templates de documents et les différents identifiants qu’elle aura besoin durant sa mission. L’exécution de ses tâches en sera facilitée, très important surtout si elle te facture à l’heure.

Voici deux exemples pour l’intégrer un peu plus à ton organisation :

• Tu utilises un outil de travail collaboratif (Notion, Click-Up, Slack…) ? Ajoute-la et inclue-la dans tes projets .

• Tu utilises un trackeur de temps ?  Crée-lui un compte afin qu’elle puisse inscrire son temps de travail et les tâches sur lesquelles elle travaille pour toi.

Créer des vidéos de procédure

Pour chacune des tâches que tu effectuais toi-même auparavant, une petite vidéo lui permettra de lui montrer ta façon de faire et tes astuces. Parce qu’après tout, nous avons chacun une façon de faire bien à nous ; nos petites préférences, nos habitudes..

De cette façon, elle peut facilement se référer à une vidéo si elle a une question, au lieu de te déranger. Si tu n’es pas à l’aise avec la vidéo, tu peux rédiger toutes tes procédures sur un document texte ou sur ton outil collaboratif. N’oublie pas de les partager avec elle à son arrivée.

Etre disponible pour son assistante virtuelle

Cela implique d’être connecté régulièrement au cours de la journée sur le canal de communication que vous aurez choisi ensemble. Si ton assistante virtuelle a une question ou est préoccupée par une tâche, elle pourra ainsi te joindre facilement. Ceci est particulièrement important au début de la collaboration. Tu auras besoin de vérifier que ton assistante virtuelle comprenne bien les tâches qui lui sont confiées.

Exiger un document récapitulatif

Tu es là pour développer ton business ! En fonction du temps que ton Assistante Virtuelle va passer sur les différentes tâches que tu vas lui confier, tu vas pouvoir détecter ses points faibles et ses points forts et aviser. Tu pourras envisager de la former plus particulièrement à un type de tâche ou au contraire lui faire confiance à 100% sur un point très fort de ses compétences. Tu peux aussi décider de faire évoluer sa mission au sein de ta structure en fonction de ses compétences, par exemple intégrer la stratégie de ton entreprise en devenant ton bras droit.

Un dernier point très important pour déléguer

Tu dois continuer de construire et développer votre relation de travail au fil du temps, et ce même si vous collaborez ensemble depuis un moment.

Tu peux par exemple finir la semaine par une discussion pour échanger avec elle sur les projets sur lesquels tu travailles et lui demander comment elle se sent dans votre relation.

📍Attention à ne pas vouloir aller trop vite, il faut environ 3 semaines pour qu’une Assistante Virtuelle se familiarise avec ton business, ta façon de travailler, les objectifs de ton entreprise et les tâches qui lui sont imputées. Après ces 3 semaines, ton Assistante Virtuelle sera 100% productive.

La délégation c’est aussi une question de mindset, je te conseille de t’assurer que tu as un bon mindset d’entrepreneure avant d’envisager cette étape pour ton business.

Si tu as aimé mes conseils, je serais ravie d’échanger avec toi sur le sujet (ou un autre d’ailleurs). N’hésite pas et laisse moi un commentaire !

Pour t’aider à définir le profil idéal de ta future collaboratrice je t’ai préparé un E-book, je t’invite à le télécharger ci-dessous.

Tu peux aussi me confier le recrutement en déposant une demande, par ici.

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