Les frais déductibles ou non à connaître en tant qu’entrepreneur

Qui dit “Fin d’année”, dit aussi peut-être fin de ton exercice comptable. Tu vas devoir calculer le montant de ton résultat fiscal avant de le transmettre à l’administration fiscale. 💲

Et là tout de suite, lorsqu’on est entrepreneur, nous faisons face à la tentation de transférer un maximum de charges sur notre société dans le but de diminuer notre résultat fiscal. Seulement, toutes les charges ne sont pas déductibles, et certaines ne le sont qu’à certaines conditions. Voici un article qui te permettra de démêler le vrai du faux !

Quelles sont les conditions pour qu’une charge soit déductible ?

Pour qu’une charge soit déductible, elle doit remplir les conditions suivantes.

1- Les charges doivent avoir un caractère réel.

Ce qui veut dire que tu ne peux ni exagérer un montant, ni l’inventer. Il va donc falloir que tu disposes des pièces justificatives adéquates (facture, note de frais…).

2- Les frais doivent avoir été faits dans l’intérêt de l’entreprise

Si c’est une dépense qui est que dans ton intérêt et non dans le cadre de la gestion normale et courante de ton entreprise, c’est non.

3- Les frais déductibles doivent être comptabilisés dans l’exercice au cours duquel elles ont été engagées.

Ce qui veut dire que chaque frais doit correspondre à sa dépense, et donner lieu à une diminution de l’actif net.

Bon d’accord, mais maintenant ce qu’on veut savoir, c’est ce qu’on peut compter comme frais déductibles et ce qu’on ne peut pas !

Quelques exemples des principaux frais déductibles en tant qu’entrepreneur.

1 – Les frais de formation professionnelle.

Et oui, tu peux te former ou former tes collaborateurs pour maintenir votre niveau ou monter en compétences et déduire les frais engagés.

2 – Les dépenses professionnelles.

Pour faire fonctionner ton entreprise au quotidien, tu as plein de petites dépenses (fournitures de bureau, frais d’envois postaux, de téléphone…). Tu vas pouvoir les déduire.

3 – Les frais de publicité et cadeaux clients.

En tant qu’entreprise tu es libre de décider du montant des dépenses de promotion. Cependant pour être déductibles elles doivent être dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise et leur valeur d’acquisition ne doit pas être disproportionnée par rapport à la réalité de la relation commerciale ou à l’usage de la profession.

4 – Les frais de parrainage, sponsoring.

Ils sont déductibles s’ils sont engagés dans le cadre de manifestations, si le nom ou le sigle de l’entreprise apparaissent et que les dépenses ne soient pas excessives au regard du chiffre d’affaires. Ces manifestations peuvent être à caractère philanthropique, social, scientifique, éducatif, humanitaire, sportif, familial, culturel, la mise en valeur du patrimoine artistique, la défense de l’environnement ou encore de la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

5 – Les frais de voyage et de déplacement.

Ils sont déductibles, s’ils sont engagés dans le cadre professionnel et appuyés par des justificatifs.

• Les frais de transport domicile-travail du dirigeant sont déductibles jusqu’à 40 km. Au-delà il faut justifier l’éloignement.

• Les frais de déplacement remboursés aux dirigeants et salariés sont déductibles à condition que tu puisses justifier du kilométrage parcouru pour le déplacement professionnel.

• L’achat ou la location d’une voiture particulière : le montant des loyers ou la fraction d’amortissement du véhicule acheté est plafonné en fonction de l’émission de CO².

6 – Les frais de réception et de repas professionnels.

Ils sont déductibles s’ils sont engagés dans le cadre professionnel et appuyés par des justificatifs.

7 – La protection sociale personnelle de l’entrepreneur.

• Les cotisations obligatoires et complémentaires : elles sont déductibles.

• Les cotisations facultatives : elles sont déductibles jusqu’à un certain plafond.

Liste des principales déductions de frais interdites.

1- Les pénalités et amendes.

Lorsqu’elles sont appliquées pour non-respect d’une obligation légale, elles ne sont pas déductibles. Cependant, si elles sont appliquées dans le cadre d’un contrat commercial, elles sont déductibles.

2- Les dépenses considérées comme luxueuses.

Elles ne sont pas déductibles, comme par exemple :

• Les dépenses de chasse et de pêche non professionnel

• Les dépenses en vue d’obtenir une résidence de plaisance

• Les dépenses en vue d’obtenir des yachts ou des bateaux de plaisance

3- La taxe foncière.

Si elle correspond à un immeuble qui n’est pas inscrit au bilan car il n’appartient pas directement à l’entreprise, c’est non. 

4- Les dons.

Les dons effectués au titre du mécénat d’entreprise ne sont pas déductibles mais te donnent droit à une réduction d’impôt.

5- Le coût d’acquisition de ta clientèle.

On sait qu’en fonction de ton activité, ça peut coûter très chèr, mais malheureusement ça n’est pas déductible.

Comment déduire des notes de frais en tant qu’entrepreneur ?

Pour faire déduire des frais de ton entreprise, tu dois obligatoirement garder une trace de ces dépenses. D’une année à l’autre, tes factures et notes de frais te seront nécessaires et te permettront de déduire la somme des frais sur ton bénéfice brut, en fonction de ton régime fiscal soit lors de la déclaration d’ impôt sur le revenu ou lors de la déclaration d’impôt sur les sociétés. En cas de contrôle fiscal, tes factures (ou notes de frais) te serviront de justificatifs et t’éviteront un éventuel redressement.

À qui s’adresse la déduction de frais ?

Pour les entrepreneurs en micro-entreprise, les charges professionnelles ne sont pas déductibles directement pour leur montant réel. Toutefois, un abattement forfaitaire intégrant les charges de la micro-entreprise est automatiquement appliqué par l’administration fiscale en fonction de l’activité, en 2022 les pourcentages sont les suivants :

• 71 % du chiffre d’affaires pour les activités d’achat-revente ou de fourniture de logement

• 50 % du chiffre d’affaires pour les autres activités relevant des BIC

• 34 % du chiffre d’affaires pour les BNC

Si je peux te donner un petit conseil, ce serait celui-ci : dans le cas où tu passerais certains frais en société et que cela prête à discussion, tu dois pouvoir justifier des raisons qui t’ont poussé à déduire ces frais, en cas de control fiscale. L’important est de pouvoir démontrer ta bonne foi et défendre ton point de vue.

Si après cette lecture c’est toujours compliqué pour toi, je t’invite à souscrire à un service de comptabilité, moi je suis passé chez Indy au moment de mon passage à la TVA et j’en suis ravie. Ils vont m’accompagner à faire mon bilan 2022 et faire les changements nécessaires pour une meilleure rentabilité en 2023. Tu peux aussi lire mon article : « Comptabilité d’auto-entrepreneur : 5 conseils« . Comme d’habitude, si l’article t’a plu, épingle le sur Pinterest, pour plus tard !