Savoir écrire rapidement un mail professionnel efficace est une compétence fondamentale car aujourd’hui il est l’outil de communication professionnel le plus courant.
C’est pour cette raison que dans cet article, je vais te montrer comment rédiger tes e-mails professionnels afin de maximiser tes chances d’être lu et d’obtenir un retour. Mais avant ça, nous allons voir pourquoi tu dois écrire des e-mails professionnels.
Pourquoi écrire un mail professionnel ?
Sommaire
Tu peux être amené à rédiger un e-mail professionnel pour de multiples raisons :
- Une candidature à un emploi nécessitant une lettre de motivation
- Une lettre de remerciements
- Une lettre de démission destinée à ton employeur
- Un simple message à l’intention d’un collègue
Dans tous les cas, ton e-mail devra être structuré et faire passer un message clair, tout en étant concis et poli. Commençons par voir à quoi ressemble la structure d’un mail professionnel.
Les parties constitutives d’un mail professionnel
L’objet de ton mail professionnel
Il s’agit ici de mentionner la raison pour laquelle tu envoies ton e-mail. C’est la première chose que ton destinataire verra avant de lire ton message, il doit donc être pertinent et captif afin d’attirer l’attention et d’inciter ton destinataire à l’ouvrir !
Cet objet doit être court ( cinq ou six mots, s’ils sont bien choisis, feront l’affaire.) et indiquer le contenu du message, son contexte et éventuellement l’action que tu attends de ton destinataire.
Puisque l’objet résume le contenu de ton e-mail, je te conseille d’attendre d’avoir rédigé ton message avant de l’écrire.
La formule d’appel
Ce sont les premiers mots de ton e-mail, ils servent à saluer ton destinataire.
Sa formulation va dépendre de la relation que tu entretiens avec ton destinataire, par exemple :
- « Bonjour Marie » si tu t’adresses à un collègue ou à un collaborateur.
- « Bonjour Monsieur DURAND » si tu communiques avec un client, un fournisseur ou un prestataire extérieur à ton entreprise.
- « Madame, Monsieur » si tu ne connais pas le nom de ton destinataire.
- « Monsieur le Directeur » si tu t’adresses à une personne à un niveau haut dans l’entreprise.
Le corps du mail professionnel
Le corps de ton message comporte plusieurs sections :
Les présentations
Après avoir salué ton destinataire, tu peux commencer par te présenter, notamment si c’est la première fois que tu contactes cette personne. Si tu connais déjà ton interlocuteur, tu peux passer cette étape.
Exemple : « Je suis Vanessa, la fondatrice d’ ILKEM TOUCH organisme de formation pour prestataire de services et cabinet de conseil pour dirigeant d’OF et formateur solo. »
L’objectif du mail professionnel
C’est ici que tu peux énoncer clairement à ton destinataire le motif de ton message.
Exemple : « Je vous recontacte suite à la candidature que vous nous avez transmise sur le site web d’ILKEM TOUCH.»
Le message
Là, on fait place au contenu de l’e-mail. Celui-ci va dépendre des informations que tu souhaites transmettre à ton destinataire. Attention à ce que ces dernières soient formulées de manière aussi claire et concise que possible !
Exemple : « Je suis ravie de l’intérêt que vous avez démontré pour le poste d’Office manager et je suis convaincu que votre parcours et vos compétences conviendront parfaitement à nos besoins. »
La phrase de clôture
Il faut maintenant terminer le corps de ton e-mail par une phrase claire, résumant ton message et informant le destinataire de l’éventuelle suite à donner à ton e-mail. C’est également dans cette partie que tu poseras tes questions et que tu pourras exprimer tes requêtes, si c’est le cas.
Exemple : « Pour finaliser votre recrutement, j’aimerais pouvoir m’entretenir avec vous afin de discuter plus en détails de vos futures missions au sein de l’équipe. »
La formule de politesse
Située en fin d’e-mail, elle a pour but de clore le message. Voici quelques exemples de formules de politesse courantes :
- Cordialement (formule la plus courante)
- Sincèrement
- Respectueusement
- Bien à vous (si tu connais bien le destinataire)
- Mes sincères salutations (si tu connais peu le destinataire)
- Belle journée (la ILKEM TOUCH)
La signature
Ta signature doit impérativement comporter : ton nom et prénom, ta fonction, le nom de ta société et tes coordonnées.
Il est préférable qu’elle soit séparée du reste du message, par une ligne pointillée par exemple.
Bon maintenant qu’on a vu en détail comment rédiger un mail professionnel, tu te doutes bien que je ne vais pas te laisser partir comme ça ?
Bien sûre que non, j’ai 5 conseils à te donner pour bien rédiger ton e-mail professionnel et communiquer efficacement avec tes interlocuteurs.
Ne pas savoir rédiger un mail professionnel peut être considéré comme une erreur à ne pas faire quand on se lance en tant qu’entrepreneure, donc je t’invite à te perfectionner dés aujourd’hui dans le domaine.
Cinq conseils pour rédiger un mail professionnel
Utilise un objet accrocheur
Pour être sûr d’être lu et éviter qu’il ne se perde parmi les autres, ta ligne d’objet doit être claire et brève.
Tu dois attirer l’attention de ton destinataire en répondant directement aux besoins de ton interlocuteur, ou en lui annonçant clairement le contenu. S’il est bien rédigé, l’objet peut également aider, toi et ton destinataire, à retrouver facilement l’e-mail dans votre boîte de réception ou d’envoi, même plusieurs jours après échange.
⚠️ Un e-mail sans objet risque d’être considéré comme spam ou de ne pas être lu par ton destinataire. De plus, un e-mail sans objet peut être perçu comme un manque de respect et de professionnalisme.
Ecris de façon structuré
Ton destinataire ne doit pas avoir besoin de chercher pourquoi tu lui écris ; plus ton message sera concis, mieux il sera compris.
Je te conseille aussi d’aérer le corps de ton message en faisant des paragraphes ou en utilisant des listes à puces, de cette façon tu faciliteras grandement la lecture de ton interlocuteur.
Petit plus qui pourrait t’être utile :
Essaie de ne pas dépasser 150-200 mots, de cette façon le contenu s’affiche dans le volet de lecture du destinataire sans qu’il utilise la barre de navigation. Par exemple, si tes mails s’arrêtent à 3 alinéas, rédige de cette façon :
- Contexte : pourquoi interpelles-tu ce destinataire ?
- Requête : qu’attends-tu de lui ?
- Bénéfice : quelle sera sa contribution ?
Soigne ton expression
Ta façon d’écrire doit refléter ton professionnalisme. Relis-toi pour éviter toute faute d’orthographe, de grammaire ou de ponctuation dans ton texte. Et si jamais ce n’est pas un domaine où tu excelles particulièrement, tu peux toujours t’aider de correcteurs d’orthographe et de grammaire en ligne comme : Cordial , Scribens ou Reverso.
Tu montreras ainsi à ton destinataire que tu es une personne rigoureuse qui se soucie des moindres détails.
Choisis bien ton adresse mail professionnelle
Si tu possèdes plusieurs adresses e-mails, utilise toujours la même adresse pour tes correspondances professionnelles.
Jongler avec plusieurs adresses de manière indifférenciée risquerait de porter à confusion et tu risques de perdre le fil de tes conversations.
Je te conseille de te créer une adresse e-mail au nom de ton entreprise, soit sur Gmail pour bénéficier de la suite Google ou via ton hébergeur de site internet (personnellement j’ai les deux, mais pas pour la même utilisation).
Choisis le bon moment
Si tu sais que ton destinataire est inondé d’emails, choisis tactiquement le moment pour cliquer sur “envoyer” ou programme l’envoi pour le créneau le plus intéressant :
- Début de matinée, pour avoir une chance d’être en haut de la liste des emails non lus à l’arrivée du destinataire ;
- Début d’après-midi, même si tu risques de rivaliser avec les emails de marketing automatisés ;
- En fin de journée, puisqu’il y a de grandes chances pour que ton destinataire consulte sa boîte depuis son domicile.
Maintenant que tu as terminé la lecture de cet article, tu es prêt.e à rédiger un mail professionnel efficace et structuré, en respectant les normes de rédaction du monde professionnel.
En espérant que cela t’aidera pour la rédaction de tes futurs e-mails, si tu as d’autres astuces tu peux bien évidemment les partager en commentaire et si cet article t’a plu, épingle-le sur Pinterest pour le retrouver !
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