4 étapes pour mieux ranger et être plus organisée !

Tu travailles à la maison et tu commences à être dépassée par la pile de documents qui s’entasse sur ton bureau ?

Qui n’a jamais été dans cette situation. Il faut dire qu’il n’est pas simple de se donner corps et âme dans la création de son entreprise, et de donner la même énergie dans l’organisation de ses papier.

Résultat : tu repousses l’heure du rangement et tu finis par passer des heures à chercher un courrier !

Il est temps d’y mettre un terme.

Nous allons voir quels sont les conseils à appliquer pour classer ses documents et ainsi avoir une organisation optimum !

Commence par limiter les courriers que tu reçois

Avant même de débuter le grand ménage dans tes papiers, tu devrais faire le point sur les documents que tu continues de recevoir en version papier. S’ils ne sont pas essentiels, tu peux modifier tes courriers postaux par des mails.

Pour tes relevés de comptes et tes factures d’énergie par exemple, il te suffit de signaler que tu veux opter pour la Facture Électronique depuis ton espace Client. Elle ne présente que des avantages :

• Elle a une validité officielle permanente

• Elle est reconnue comme un original par l’administration fiscale

• Elle t’évite d’éventuels frais de duplicata.

De même pour tes tickets de caisse , de plus en plus de commerçants proposent de le recevoir par mail. Ce petit geste utile pour la planète, limitera l’encombrement de ton intérieur. Et en plus, cela t’évitera des heures de recherche si tu veux faire marcher la garantie d’un produit.

Cette première étape n’est pas la plus amusante, c’est vrai, mais elle est indispensable si tu ne veux pas la renouveler dans 6 mois.

Ensuite, place au grand ménage !

Fais le tri dans tes papiers

Les documents utilisés régulièrement

Code de carte, identifiants Instagram ou encore codes d’accès de ta banque en ligne, comment ne pas t’y perdre !

Pour ne rien oublier, tu pourrais rassembler tous tes identifiants de connexion, mots de passe ou autres codes importants sur un même carnet dédié uniquement à cela. Toutes les informations que tu utilises fréquemment doivent être à porter de mains et facilement accessibles. Sinon, tu risques de faire de nombreux allers-retours et de voir une nouvelle feuille volante arriver sur ton bureau. Pour t’éviter ça, opte pour une corbeille à courrier avec plusieurs casiers et des classeurs, de cette façon tu pourras y ranger les documents qu’il faut que tu gardes à disposition et ceux qui doivent être atteignables rapidement.

Les documents à archiver

Tous tes papiers n’ont pas besoin d’être gardés à portée de main !

Quittances de loyer, dossiers administratifs, diplômes, relevés de notes, factures de gaz, d’électricité ou de téléphone : ces documents doivent être classés par catégories et archivés au fur et à mesure.

Peut-être que tu le sais déjà, mais certains documents doivent être conservés à vie : c’est le cas des certificats médicaux, des carnets de vaccination, de l’attestation des services accomplis, des jugements de divorce ou des relevés d’informations automobile. Tu n’y retoucheras sûrement jamais, mais c’est la loi alors assure toi de bien les conserver.

Pour le reste de tes papiers, vérifie leur durée de conservation auprès du site du service public, il est mis à jour très régulièrement. Cependant, si tu ne trouves pas ton document, le service public te propose un simulateur qui pourra t’éclairer.

Dès que tu tombes sur un document ayant une date dépassée, c’est direction la corbeille à papier, pour le recyclage  !

Classe tes papiers pour mieux t’y retrouver

Afin de t’éviter de perdre du temps à feuilleter l’ensemble de tes classeurs pour trouver le bon document, il est indispensable d’adopter une logique de rangement qui t’est propre. La technique la plus accessible et la plus courante est généralement celle qui consiste à rassembler tes documents par catégorie.

Une méthode de tri à dupliquer

Voici une méthode de tri que tu peux réutiliser et adapter suivant tes besoins :

• Animaux : certificats, ordonnances, carnet de santé, etc.

• Assurances : devis, contrats, mutuelles, dossiers de sinistres.

• Banque : relevés de compte, contrats, actes de donation, dossiers de prêts.

• Énergie : factures d’électricité, d’eau et de gaz, devis et factures d’entretien.

• Factures : achats divers (électroménager, mobilier, bijoux, etc.).

• Famille : contrat de PACS ou de mariage, actes de naissance, livret de famille, jugement de séparation ou de divorce, ..

• Impôts : déclarations de revenus, avis d’imposition, justificatifs.

• Logement : contrat de location, d’achat ou de vente, quittances de loyer, état des lieux, factures des travaux.

• Loisirs : abonnements, réservations, factures d’achat de matériel.

• Santé : dossiers d’hospitalisation, d’interventions chirurgicales et d’accidents du travail, analyses et résultats, examens médicaux et résultats, carnets de santé et de vaccination.

• Scolarité : dossier de scolarisation, formations, diplômes.

• Travail : contrat de travail, bulletins de paie, attestations de Pôle Emploi, allocations chômage, relevés de points retraite.

• Véhicules : factures d’achat, de réparations et d’entretien, carte grise, justificatif de vente.

Une fois cette répartition faite, si tu as encore un peu de courage, je te conseille de classer tes documents par ordre chronologique, du plus récent au plus ancien. Cela te permettra de retrouver facilement le dernier document que tu as reçu !

Évite absolument la catégorie “Autre” ou “Divers”. Tu risques d’y mettre tous les documents que tu as la flemme de ranger et par conséquent, d’en perdre certain. Cette catégorie n’aurait pas grande différence avec la pile de documents qui prône actuellement sur ton bureau de toute façon.

Dans quoi ranger ses papiers ?

Avec un système de classement efficace, tu gagneras du temps quand tu chercheras un document et tu auras plus facilement envie de ranger tes papiers !

• Attribue à chaque type de documents un classeur en utilisant des couleurs différentes et étiquette chacun d’entre eux sur la tranche.

• Pense à être logique dans l’organisation de tes classeurs : range tes documents par ordre chronologique ou alphabétique !

• Utilise des pochettes transparentes plastifiées pour conserver les documents que tu dois garder à vie pour les protéger de la poussière et de l’l’humidité.

• Si tu n’as pas de quoi remplir un classeur, tu peux choisir des valisettes trieur où tu y trouveras des compartiments séparés par des intercalaires. Ainsi, tu pourras y réunir des papiers provenant de plusieurs catégories.

Numérise un maximum de tes papiers

Aujourd’hui c’est une époque formidable pour ranger tes papiers :

• Scanne tes documents

• Enregistre-les sur ton ordinateur, sur un disque dur externe (ce qui est plus recommandé pour tes papiers importants, comme ton permis ou ta carte d’identité) ou dans un espace de stockage de type cloud.

Une tâche fastidieuse certes, mais cela te permettra de gagner de la place dans ton logement. De plus, comme tu as déjà tout trié par catégorie, il ne te reste plus qu’à identifier tes dossiers virtuels de la même façon que tes catégories déterminées précédemment, puis de les intégrer dedans.

Attention tout de même car tous les documents ne peuvent pas être numérisés, certains doivent être conservés sous forme papier ( c’est le cas de tout document dont l’original t’a été remis sous cette forme.)

Voici donc les quelques conseils pour t’aider à allier rangement et organisation, avec tout ça tu devrais obtenir une organisation en béton !

Tu peux aussi décider de faire appel à une assistante virtuelle pour t’aider dans la mise en place de process et améliorer ton organisation. Je t’invite à lire mon article qui t’explique la démarche pour déléguer à une assistante virtuelle.

N’hésite pas à laisser un petit commentaire pour partager tes astuces de rangement et si l’article t’a plu, épingle le pour plus tard !