Avoir une bonne gestion du temps n’est pas toujours évident. C’est même souvent beaucoup plus facile à dire qu’à faire, et surtout lorsqu’on est entrepreneur. Mais lorsqu’on trouve les bons outils et les bonnes tactiques, tout nous semble possible!
Ce qu’une bonne gestion du temps peut t’aider à acquérir
Sommaire
Garder l’équilibre dans tes obligations
En gérant mieux ton temps, tu seras capable d’établir un certain équilibre entre toutes tes obligations. Qu’elles soient d’ordre familial, professionnel ou personnel, tu n’auras plus l’impression de manquer de temps. Tu auras alors un sentiment d’accomplissement qui est important pour rester motivé et gagner en productivité !
Travailler deviendra un plaisir
Tu auras l’impression que travailler est devenu beaucoup plus agréable et plus facile, puisque tu y auras alloué des périodes précises. Une fois que tu en auras terminé avec toutes les tâches que tu devais accomplir, tu n’auras plus cette petite voix de culpabilité qui te dira : « Tu n’as pas assez travaillé sur ce que tu avais à faire ! ». Tu pourras profiter ensuite pleinement de tes loisirs !
Réduire le stress
Peut-être es-tu d’un tempérament anxieux et stressé ? Une meilleure gestion de ton temps ne peut être qu’une excellente solution afin de diminuer ton stress. Lorsque tu arrives à bien gérer ton temps, tu as l’impression que les choses t’échappent moins et que tu as le contrôle sur ce qui doit être accompli. Ce qui permet d’alléger le stress qui repose sur tes épaules de chef(fe) d’entreprise !
Tous ces points positifs t’ont donné envie de, toi aussi, parvenir à bien gérer ton temps ? Super, parce que juste en dessous, nous allons découvrir trois stratégies de gestion du temps que tu pourras appliquer à ton quotidien d’entrepreneur(e). Découvrons ça tout de suite !
Trois stratégies de gestion du temps à adopter
Outre les nombreux bénéfices que cela peut t’apporter, avoir une stratégie de gestion du temps t’évitera de perdre ton temps sur des tâches simples. Tout en te permettant de rester concentré sur le travail qui compte vraiment, tu pourras aussi lutter contre la procrastination.
1- Le Timeboxing, une stratégie de gestion du temps axée sur les objectifs.
Le Timeboxing (ou gestion par blocs de temps en français), désigne une stratégie de gestion du temps qui a pour objectif d’améliorer ta productivité et lutter contre la procrastination. Le principe est simple : pour chaque « timebox » ou bloc de temps créé, tu te fixes pour objectif de réaliser une tâche donnée dans un certain laps de temps.
Avant de créer un bloc de temps, tu dois décider de sa nature : strict ou souple ?
Le bloc de temps strict
Si tu optes pour un bloc de temps strict, tu devras cesser de travailler sur la tâche ou l’activité du bloc en question une fois le temps écoulé. Même si celle-ci n’est pas terminée. C’est la technique idéale si tu es plutôt du genre perfectionniste et que tu as tendance à t’éterniser sur le travail déjà fini.
Le bloc de temps souple
Quant aux blocs de temps souples, ils te laissent plus de flexibilité dans ton travail. À la fin du temps imparti, il est conseillé de terminer ton activité actuelle et de passer à la suite. Mais ce n’est qu’une simple suggestion. Ce type de blocs de temps est très pratique pour les activités complexes. En particulier lorsque tu ne sais pas précisément combien de temps va te prendre le travail au départ.
Comment ça marche ?
Commence par identifier la tâche ou le groupe d’activités à réaliser, puis :
- Détermine la durée de ce bloc de temps.
- Pour les blocs de temps personnels ou d’équipe, trouve le créneau correspondant dans vos emplois du temps.
- Décide de la nature du bloc : strict ou souple ?
- Commence à travailler sur le bloc.
- Évite les distractions en cours de route pour rester concentré sur la tâche à accomplir.
- Termine le travail et fais une pause.
Quels sont les avantages du Timeboxing ?
Eh bien, si cette technique de gestion du temps n’est pas pour tout le monde elle peut t’aider à :
- Travailler de façon plus proactive : pour créer un bloc de temps, tu dois d’abord déterminer sur quelles tâches travailler en priorité et décider du temps à leur consacrer.
- Gagner en concentration : lorsque tu te réserves des créneaux de travail, ton cerveau perçoit lui aussi ces heures comme autant d’opportunités de concentration optimale.
- Ne plus s’éparpiller : La gestion par blocs de tâches te permet de te concentrer sur une seule tâche en même temps (ou un groupe de tâches associées). Tu n’as plus à jongler entre les projets.
- Accroître ta motivation à travers une gestion du temps axée sur les objectifs : Quand bien même tu ne réussirais pas à réaliser une tâche précise en respectant le temps prédéfini, tu te donnes un but. Ce qui fera des merveilles en matière de motivation.
- Établir un planning de travail fiable : le Timeboxing t’aidera à te faire une meilleure idée de ce à quoi ressemblera ta journée de travail. Cela t’évitera d’organiser ton emploi du temps à l’aveugle et te permettra d’aborder chaque nouvelle journée en toute confiance.
- Éviter un perfectionnisme inutile : La gestion par blocs de temps mise sur la progression plus que sur la perfection. Une fois le bloc terminé, tu devras passer au suivant, même si la tâche sur laquelle tu travailles n’a pas donné un résultat parfait.
2 – Le TimeBlocking
Tu peux comparer cette méthode avec ton emploi du temps du lycée. Le cours de mathématiques de 9h à 10h, puis celui d’histoire-géo de 10h30 à 12h, avec une pause de 30 minutes entre les deux. C’est un peu le même principe !
Le time blocking consiste à créer des blocs de temps dans ta journée afin de travailler sur une tâche ou un projet spécifique. L’idée est d’organiser ton planning de sorte à fixer des créneaux bien nets, durant lesquels tu peux te concentrer à 100 % sur la tâche à accomplir. C’est une méthode d’organisation redoutable pour accroître ta productivité au travail et mieux gérer ton temps.
Comment ça marche ?
Le time blocking n’est pas bien compliqué à mettre en place mais nécessite quand même de suivre une méthodologie. Voici donc quelques étapes pour t’aider à créer un calendrier avec des blocs de temps adaptés à tes besoins :
1. Prépare ta to do list
C’est-à-dire préparer l’intégralité des actions et des évènements à planifier. Note en vrac toutes les tâches que tu souhaites accomplir ce jour-là (ou cette semaine, selon ton organisation) pour avancer sur tes projets, mais aussi tes activités personnelles.
2. Priorise tes tâches
Une fois que tu as ta liste de tâches, tu dois les classer par ordre de priorité : Les tâches prioritaires, les tâches secondaires, les tâches non urgentes, .. Cette étape peut faire toute la différence dans la réussite des projets, ne la néglige pas.
3. Assigne une durée de réalisation
Essaie d’être le plus réaliste possible, sans surestimer ou sous-estimer la durée. Ne t’inquiète pas si tu t’arraches un peu les cheveux au début : tout est une question d’expérience ! Le time blocking n’est pas une baguette magique, c’est une méthode évolutive, à peaufiner au fur et à mesure.
4. Crée les blocs de temps prioritaires
Maintenant que tu as fait tes listes de tâches, identifié tes priorités et définis leur durée de réalisation, il te suffit de prendre ton calendrier et de créer des blocs de temps pour les tâches prioritaires. Planifie-les au moment de la journée où tu es le plus énergétique et productif. Pour beaucoup de gens, c’est le matin, mais si tu préfères l’après-midi, fais en fonction de ton propre rythme !
5. Place les blocs de temps secondaires
Après les événements importants, place aux blocs de temps pour les tâches secondaires et non prioritaires : emails, appels, lecture, administratif, tâches personnelles… Évidemment, ne les ajoute que si tu as encore de la place disponible : l’idée du time blocking n’est pas de surbooker ta journée en voulant tout caser à tout prix.
6. Réserve toi une marge de manoeuvre
Une erreur que beaucoup de gens font lorsqu’ils utilisent la technique du time blocking est d’oublier de bloquer des créneaux pour les imprévus. Pense à libérer un bloc de temps chaque jour dans cette optique. Et si aucun imprévu ne vient perturber ton planning, alors te voilà avec du temps bonus, à utiliser comme bon te semble.
7. Fais le point et ajuste le time blocking
Savoir estimer parfaitement son temps est complexe pour n’importe qui, tu as donc tout intérêt à te pencher sur ton calendrier et à faire le point sur ce qu’il y a à rectifier. Cet ajustement est surtout important au début, puis sera de moins en moins nécessaire au fil du temps.
Quels sont les avantages du Timeblocking ?
Le time blocking apporte son lot de bénéfices au quotidien en matière d’organisation et de productivité.
- Améliorer ta concentration : En dédiant entièrement un bloc de temps à un sujet, tu vas pouvoir te consacrer pleinement à cette activité. L’objectif est de travailler sans aucune interruption pendant le créneau défini, puisque toutes les autres tâches (emails, rdv, réunions…) ont elles aussi leur bloc dédié.
- Devenir plus efficace : Là où le time blocking diffère d’une simple liste de tâches, c’est en te poussant à terminer une action avant de passer à la suivante. Avec la méthode des blocs de temps, tu vas donc énormément gagner en productivité et avancer plus rapidement sur tes projets.
- Simplifier ta journée : Une fois ton calendrier prêt, il ne te reste qu’à le suivre à la lettre. Ceci t’encourage à structurer ta journée de travail de façon à avoir une vision très précise de ce qui t’attend. Un tel cadre réduit considérablement le stress et élimine la peur d’oublier un élément capital.
- Éviter la procrastination : Le time blocking apporte de la rigueur et de la discipline en te “forçant” à accorder du temps à ces activités. Et ça marche également pour les perfectionnistes endurcis : en étant conscient que l’on a pas un temps illimité à passer sur tel projet, on est plus enclin à y mettre le point final.
Qu’il s’agisse d’améliorer sa concentration, gagner en efficacité ou simplement aborder ses journées de travail plus sereinement, la méthode du time blocking peut donc vraiment t’aider à mieux gérer ton planning.
3- La méthode Pomodoro, pour rester focalisé sur tes tâches.
Rédiger un mail, tout en ayant une conversation au téléphone et en consultant son fil d’actualités Facebook te rend inefficace et alourdit ta charge mentale. C’est justement pour éviter cet éparpillement que la technique Pomodoro a été inventée à la fin des années 80 par le développeur et entrepreneur Francesco Cirillo.
Les 5 étapes de la méthode Pomodoro
Tu vas voir, c’est relativement simple à mettre en place !
Première étape : Fixe toi une tâche
Avant de commencer, il est indispensable de te fixer un objectif de travail : répondre à tes mails, chercher une information sur internet, corriger un dossier… une seule tâche doit être programmée.
Deuxième étape : Pas de téléphone
Prépare le terrain, ne garde pas ton téléphone près de toi : il doit être silencieux et hors de vue. Le téléphone a un pouvoir attractif lorsqu’on l’aperçoit ! C’est pour cela qu’il est illogique d’utiliser le timer de son téléphone portable ou tout autre application . Chaque notification, vibration, appel ou message va venir te sortir de ta concentration.
Troisième étape : Enclenche le minuteur
Selon la méthode Pomodoro, chaque session de travail dure 25 minutes. Temps durant lequel tu dois rester concentré sur une seule tâche. Pourquoi 25 minutes ? Car c’est la durée moyenne de la concentration optimale de ton cerveau. Après on se perd, flotte et papillonne. Si jamais tu décroches ou si tu es interrompu durant te session Pomodoro, recommence-la.
Quatrième étape : La pause
Après ces 25 minutes de temps de travail écoulé, tu obtiens une pause de 5 minutes : étirements, café, toilettes, musique, méditation, lecture : tu as 5 minutes pour souffler. Et on recommence !
Après avoir fait 4 sessions de Pomodoro (4×25 minutes entrecoupées des 5 minutes de pause à chaque fois), tu as cette fois 20-25 minutes de pause !
Cinquième étape : Le verdict
Tu as le sentiment d’avoir avancé, tu as été efficace et tu te sens désormais allégé avec même une petite pointe de fierté.
Quels sont les avantages de la technique Pomodoro ?
En plus d’être simple à appliquer, la méthode Pomodoro présente plusieurs avantages.
- Amélioration de ta concentration : La méthode Pomodoro te contraint à ne te concentrer que sur une seule chose à la fois. Si tu as tendance à te laisser distraire ou que tu es habitué aux multitâches, cette méthode te permettra de ré-apprendre à te concentrer.
- Augmentation de ta productivité : La loi d’Illich déclare que notre productivité tend à décroitre à mesure que l’on travaille voir à atteindre des valeurs négatives au bout d’un certain temps. Il est vrai que quand on travaille trop et que l’on néglige nos pauses, on a tendance à faire plus d’erreurs sous l’effet de la fatigue, la méthode Pomodoro permet de limiter ce phénomène.
- Amélioration de la qualité de ton travail : La méthode Pomodoro consiste à concentrer toute ton attention et ton énergie sur une seule tâche à la fois. Comme tu investis plus d’énergie sur chaque tâche, tu les accomplis mieux.
- Meilleure planification : Même si la méthode Pomodoro, ne te permettra jamais de savoir exactement le temps nécessaire pour accomplir une tâche donnée, elle te permettra d’améliorer ton estimation.
La méthode Pomodoro n’est donc pas qu’une façon de mieux gérer ton temps, c’est aussi une façon de mieux planifier.
Quelques outils pour appliquer la méthode Pomodoro
Pour appliquer la méthode Pomodoro il te faudra un chronomètre. Pour cela tu as une multitude d’options :
Ensuite tu auras peut être besoin d’outils anti distractions. Ils ne sont pas obligatoires mais peuvent t’aider à appliquer la méthode, surtout si tu es plutôt du genre à te laisser distraire facilement. Donc si c’est ton cas, tu peux trouver des applications anti-distractions comme Freedom ou des extensions google comme StayFocus. Tu n’auras alors pas d’autre choix que d’avancer sur tes tâches. Tu veux en complément apprendre les bases de la gestion du temps gratuitement avec Matthieu ? C’est par ici !
Nous voici à la fin de cet article, j’espère que tu auras pu y trouver ce que tu cherchais !
Si tu as une méthode qui te convient plus que les autres, ou peut-être une que je n’ai pas cité, n’hésite pas à me le faire savoir dans l’espace commentaire et si cet article t’a plu, épingle-le sur Pinterest pour le retrouver !
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