Assistante de formation : pourquoi faire appel à ses services ?

L’assistante de formation est une administrative qui a pour objectif de veiller à la réussite des actions de formation en réalisant diverses tâches administratives et financières importantes. Mais concrètement, quelles sont ses missions ?

Assistante de formation : ses missions

Il faut savoir qu’une assistante de formation peut travailler en entreprise ou dans un centre de formation. En fonction de la structure dans laquelle elle travaille, ses missions seront différentes :

Ses missions au sein d’une entreprise

Tu trouveras ci-dessous une liste non-exhaustive de ses missions :

• Conseiller les managers et salariés sur les dispositifs de formation existants, participer à l’analyse des besoins et à la mise en place d’un plan de formation pour le personnel de l’entreprise.

• Aider à établir un diagnostic service par service et selon les évolutions prévues des postes.

• Mettre en place le plan de formation : prise de contact et négociation avec les organismes de formation, gestion du suivi administratif et financier.

• Coordonner le déroulement des formations, établir le lien entre les organismes et les employés de l’entreprise.

En dehors des taches liées à la formation, l’assistante de formation pourra mettre en œuvre son expertise logistique et administrative au sein du service RH : accueillir les nouveaux salariés et veiller à leur intégration, effectuer la saisie des éléments des paies et vérifier les bulletins de salaire.

Plus la structure est grande moins l’assistante de formation aura un poste polyvalent, plus la structure est petite et plus l’assistante de formation sera sur un poste généraliste, type assistante RH ou RRH (Responsable des Ressources Humaines).

Ses missions au sein d’un organisme de formation

L’assistante de formation au sein d’un organisme de formation ne va pas gérer les aspects du parcours de formation sous le même angle. Voici ci-dessous ses missions :

• Accueillir les participants aux formations et s’occuper du suivi de leurs dossiers :
  • répondre aux demandes d’informations (par email ou par téléphone)
  • s’occuper des inscriptions

• Effectuer le suivi administratif et financier des formations proposées.
  • suivre les demandes de financement (CPF, OPCO, FAF…)
  • suivi de l’assiduité et relance si besoin
  • facturation et relance règlement

• Gérer les interventions / recrutements des formateurs (sous-traitant ou non)

• Assurer la gestion logistique des formations en intra ou inter entreprise, dans les locaux de l’OF, au sein de l’entreprise ou dans une salle louée :
  • édition et rassemblement des documents pédagogiques
  • organisation, réservation des salles,..

• Si l’organisme de formation réalise des évènements (portes ouvertes par exemple), elle contribuera à l’organisation de la logistique de ces évènements et à leur bon déroulement.

• Réaliser la veille réglementaire afin de rester à jour

• Depuis la mise en place de la marque « Qualiopi », suivi des indicateurs du référentiel afin de maintenir les process qualité en place.

L’assistante de formation jouera le rôle de coordinatrice dont l’objectif est la réussite des sessions de formation et la satisfaction des apprenants. Elle joue un rôle important dans la stratégie customer care des organismes de formation.

Assistante de formation : les qualités nécessaires

L’assistante de formation est forcément rigoureuse, organisée et elle possède une solide connaissance des règles légales et juridiques en matière d’emploi et de formation. L’humain étant au cœur du métier , elle doit avoir de bonnes aptitudes relationnelles, de l’empathie et de la bienveillance pour prendre en compte l’ensemble des  besoins / attentes de ses différents interlocuteurs.

Assistante de formation : un couteau suisse

Devant la diversité des tâches à accomplir, l’assistante de formation est tellement polyvalente qu’elle peut occuper plusieurs rôles dans une équipe:

• Assistante administrative : en prenant en charge la sélection des prestataires, la gestion des dossiers et de leur conformité, l’organisation des sessions (inscriptions, réservation des salles, accueil…);

• Assistante de direction : en organisant les réunions et en gérant leurs ordres du jour et les convocations. En assistant le dirigeant sur  son planning et ses mails ;

• Assistance commerciale : en étant chargé du budget formation et du suivi financier des dossiers : bons de commandes, factures, demandes de prise en charge…

Nous voici arrivé au bout de ce bref résumé concernant la diversité des tâches qu’une Assistante de formation peut réaliser !

Au cas où cela aurait piqué ta curiosité, je peux te proposer une formation qui te permettra d’apprendre toutes les ficelles du job d’assistante de formation, pour collaborer efficacement avec un organisme de formation. Et si tu souhaites te lancer en tant que freelance dans ce domaine je t’accompagne dans ton projet.

Tu es à la recherche d’une assistante de formation, partage moi ton besoin, par ici !

Cet article t’a plu ?  Épingle-le sur Pinterest pour le retrouver !